Management assistants: het kloppend hart van elke organisatie
Ieder jaar is het de derde donderdag van april ‘Secretaressedag’. Ook bij PROMAN vinden we onze management assistants belangrijk en zetten we hen graag in de bloemetjes. De dames zijn blij met de attentie, maar geven aan dat het begrip ‘secretaresse’ achterhaald is. “Voortaan mag het gerust ‘Management Assistant Day’ heten”, lachen ze.
Wat doet een management assistant precies?
Volgens Nena Schonkeren, management assistant van de HR-directeur bij PROMAN, wordt de job vaak onderschat. Zij werkt intussen bijna één jaar in deze functie, nadat ze eerder onthaalmedewerker was bij PROMAN. “Als management assistant, personal assistant of secretaresse ben je echt van belang in een onderneming. Je regelt heel wat belangrijke zaken, en medewerkers en externe relaties beschouwen jou als het aanspreekpunt.”
“Ik ben verantwoordelijk voor het agendabeheer, het plannen van meetings, de communicatie met externe partners en leveranciers, en met de interne collega’s in de kantoren. Daarnaast doe ik veel administratief en planningswerk. Zo regel ik de opvolging van contracten, de planning van de permanentie buiten de kantooruren en de basisopleidingen van collega’s. Ik ben ook intern contactpersoon voor vragen over onze opleidingstool en ondersteun het coachingtraject.”
Welke competenties maken het verschil?
“Ik heb een diploma secretariaat-talen, maar dat is niet het belangrijkste,” zegt Nena. “Het gaat vooral om vaardigheden en attitude. Als management assistant werk je nauw samen met je leidinggevende en krijg je vaak vertrouwelijke informatie. Discretie is dus cruciaal. Je draagt een grote verantwoordelijkheid.”
“Ook flexibiliteit is belangrijk. Ik werk vier vijfde, maar wanneer het nodig is, werk ik ’s avonds door. Daarnaast moet je communicatief sterk zijn, goed kunnen organiseren en efficiënt werken. Want er komt veel tegelijk op je af. En vooral: positief blijven! Je bent het uithangbord van de organisatie.”
Wat maakt de job zo leuk?
“Ik ben iemand die zich snel verveelt, dus deze gevarieerde job past perfect bij mij,” vertelt Nena enthousiast. “Ik geniet van de vele contacten met collega’s en hou van open communicatie. Ik bel graag, laat een post-itje achter met ‘succes’ voor iemand die een examen heeft – en dat wordt altijd geapprecieerd.”
“Ik doe ook graag administratie. Alles draait voor mij rond efficiëntie en logica. Als je concrete afspraken maakt en de samenwerking vlot verloopt, is het heerlijk om met een directeur samen te werken.”
“Het grote verschil met andere jobs is dat het totaalplaatje klopt: interessante jobinhoud, leuk team, fijne baas en inbreng in het grotere HR-geheel.”
Werken bij PROMAN
“Wat ik bijzonder waardeer bij PROMAN,” zegt Nena, “is het vertrouwen dat ik krijg. Door dat vertrouwen heb ik de kans gekregen om deze job te doen. De vele vernieuwingen en veranderingen maken het boeiend – dat toont dat het bedrijf vooruit wil, en dat sluit helemaal aan bij mijn eigen attitude.”
Een dag om trots te zijn
Vandaag zetten we bij PROMAN onze management assistants extra in de bloemetjes. Hun betrokkenheid, discretie en organisatorische talent maken elke dag het verschil. Want achter elke goed draaiende organisatie staat een sterke management assistant.