Werken als administratief bediende

Werken als administratief bediende

 

Als administratief bediende of medewerker zorg je voor structuur, continuïteit en een professioneel onthaal. Je ondersteunt collega’s, beheert documenten en bewaakt deadlines. Bij PROMAN Jobs matchen we jouw talent met de perfecte job — van front office tot backoffice.

 

Wat doet een administratief bediende?

 

Je taken kunnen sterk verschillen per afdeling en per bedrijf. Er is één constante: je draagt altijd bij aan een vlot draaiende organisatie. Denk aan het beheer van agenda’s, het opstellen van e-mails en facturen, voorbereiden van meetings en het onthaal van klanten en (nieuwe) collega's. Voor heel wat administratieve zaken ben jij het eerste aanspreekpunt van het bedrijf.

 

Andere taken:

• Onthaal van bezoekers en beheer van inkomende e-mails of telefoontjes
• Opstellen en verwerken van brieven, offertes, bestelbonnen en facturen
• Voorbereiden van vergaderzalen en uittypen van verslagen
• Verwerken van in- en uitgaande post, archiveren en klasseren
• Werken met (ERP/CRM) softwaresystemen en digitaal dossierbeheer
  
  

 

Interessante sectoren: medisch, financieel, onderwijs, commercieel & technisch 

 

Medisch administratief bediende: je werkt in een ziekenhuis, dokterspraktijk of een zorgcentrum. Nauwkeurigheid en discretie zijn cruciaal, omdat je bijvoorbeeld patiëntgegevens verwerkt. Je beheert ook afspraken en ondersteunt bij het verwerken van staalnames. Kennis van medische terminologie is een sterk pluspunt.

 

Financieel administratief bediende: je ondersteunt de boekhouding en cashflow van de onderneming. Je maakt uitgaande facturen op, volgt betalingen op en archiveert op een correct manier. Bijzonder gewenst is een basiskennis boekhouden en ervaring met boekhoudsoftware.

 

Administratief bediende onderwijs: je houdt de schooladministratie op orde en je beantwoordt vragen van leerlingen aan het loket. En je denkt mee over efficiënte processen. Je krijgt de kans om op een een heldere manier te communiceren met ouders, leerkrachten en directie.

 

Commercieel administratief bediende: je ondersteunt de sales-afdeling. Denk bijvoorbeeld aan offertes opmaken, afspraken inplannen, commerciële correspondentie opvolgen en rapporteren aan het management. Soms help je mee tijdens de organisatie van events, vakbeurzen of opendeurdagen. Hier liggen ook doorgroeikansen richting sales, inkoop of boekhouding.

 

Technisch administratief bediende: je verzorgt (mee) de opvolging van technische dossiers rond projecten, kwaliteit en budgetten. Je houdt tools en overzichten up-to-date en stemt af met werfleiders of engineers. Meegenomen is (een minimum aan) technisch inzicht en ervaring met reporting.

 

Duidelijk takenpakket & regelmatig werkritme 

 

Je werkt doorgaans met regelmatige uren. Je ontvangt klanten en verwijst ze door naar de juiste collega. Je houdt het hoofd koel aan de telefoon. Je zorgt voor een proactieve opvolging van dossiers. Idem voor nieuwe, binnenkomende formulieren, ziektemeldingen en leveringen. Discretie en klantgerichtheid zijn onontbeerlijk voor een administratief medewerker!

Andere taken:

 

• Gegevens verzamelen, digitaliseren en in een presentatie gieten
• Post en leveringen ontvangen en correct doorsturen
• Agendabeheer en planning voor leidinggevenden
• Scannen, kopiëren en klasseren 
• Nauw samenwerken met collega’s in HR, finance, sales of logistiek
  
  

 

Competentieprofiel: welk type administratief medewerker is vandaag populair? 

 

Als administratief medewerker ben je communicatief, georganiseerd en nauwkeurig. Je schakelt vlot tussen taken en bewaart het overzicht richting deadlines. Talenkennis (NL/FR/EN) is vaak een grote troef.

 

Andere, veelgevraagde troeven van een administratief bediende:

 

• Sterk organisatievermogen en timemanagement
• Orde, netheid en precisie
• Stressbestendig en klantgericht
• Teamspeler met zelfstandige werkhouding
• Vlot met computersoftware (Office, ERP, CRM)
  
  

 

Opleiding, loon & doorgroeikansen

 

Relevante werkervaring weegt meestal zwaarder door dan een diploma. Via interne opleidingen groeien heel wat administratieve medewerkers op termijn door naar andere specialisaties (boekhouding, sales support, office management). Of naar functies zoals management assistant of teamlead. Het loon en het specifieke takenpakket hangen af van de ervaring en de sector waarin je aan de slag gaat.

 

Solliciteren: CV, motivatiebrief en gesprek

 

CV: start met het oplijsten van jouw contactgegevens, gevolgd door relevante ervaring (ook stages/vakantiewerk). Vergeet niet om je ervaring met concrete taken duidelijk te omschrijven (onthaal, facturatie, planning...), inclusief de softwarekennis waarover je beschikt.

 

Motivatiebrief: toon waar je meerwaarde ligt, en zoek zoveel mogelijk links met de vereisten in de vacature. Denk bijvoorbeeld aan: nauwkeurig, servicegericht, discreet... Probeer altijd te illustreren met een voorbeeld uit de praktijk.

 

Sollicitatiegesprek: bereid je grondig voor. Met bijvoorbeeld een antwoord op de vraag naar je sterktes/zwaktes, talenkennis, ervaring met tools & software... Zelf vragen stellen tijdens het gesprek? Dat is altijd een goed idee, want het maakt een goede indruk!

 

Bekijk alle administratief bediende vacatures