Front Office Assistant
Ben jij het eerste aanspreekpunt dat mensen meteen welkom laat voelen én zorg je graag dat alles achter de schermen vlot georganiseerd verloopt? In deze veelzijdige functie combineer je front office taken met administratieve en facilitaire ondersteuning in een dynamische werkomgeving. Je krijgt bovendien de kans om door te groeien naar Facility Coordinator, waarbij je stap voor stap meer verantwoordelijkheid opneemt binnen facility management.
Front Office & Receptie(3dagen in de week)
Je bent het gezicht van de organisatie en zorgt voor een professionele en vlotte ontvangst van bezoekers en medewerkers. Je:
Je bent het gezicht van de organisatie en zorgt voor een professionele en vlotte ontvangst van bezoekers en medewerkers. Je:
- Ontvangt en begeleidt bezoekers en gasten
- Beheert bezoekersregistratie en badges
- Bedient de telefooncentrale en behandelt oproepen
- Verwerkt inkomende post, pakketten en koeriersdiensten (o.a. FedEx)
- Reserveert vergaderzalen en coördineert catering en lunches
- Bestelt taxi’s en organiseert de ontvangst van huurwagens
- Beheert digitale schermen en interne communicatie op locatie
- Aanmaken en opvolgen van werkorders in FM-systemen (zoals Ecoportal en tools van de verhuurder)
- Coördineren van onderaannemers op de site
- Contact onderhouden met leveranciers op operationeel niveau
- Ondersteunen van wagenpark- en fietsadministratie
- Beheren van dossiers, archieven en voorraad
- Ondersteunen bij meubelbeheer en ruimteplanning
- Assisteren van de Facility Manager bij administratieve taken
Wij bieden
Je komt terecht in een aangename en collegiale werkomgeving waar een open sfeer en samenwerking centraal staan.
Daarnaast bieden wij jou:
- Een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid
- De kans om door te groeien naar Facility Coordinator
- Loon: 2500 bruto-3000 bruto
- Een bedrijf in volle groei met sterke toekomstperspectieven
- Echte loopbaankansen en ruimte voor professionele ontwikkeling
- Een open en toegankelijke bedrijfscultuur waar initiatief gewaardeerd wordt
Wij vragen
Je bent een servicegerichte en georganiseerde professional die zich thuis voelt in een werkomgeving waar geen dag hetzelfde is. Je kan vlot schakelen tussen verschillende taken en behoudt steeds het overzicht.
Daarnaast:
- Spreek je vloeiend Nederlands en Engels en heb je een goede kennis van het Frans
- Heb je al eerste relevante ervaring, of ben je in het bezit van een bachelor diploma (indien minder ervaring)
- Kunnen starten om 7u-16u
- Kan je autonoom werken
- Ben je een echte administratieve duizendpoot met oog voor detail
- Ben je assertief en durf je initiatief te nemen
- Werk je klantgericht en professioneel in je communicatie
Hoe werkt solliciteren via PROMAN?
- Stap 1
- Op basis van je online sollicitatie bepalen we of je past bij onze opdrachtgever en de vacature.
- Stap 2
- Is er een match? Dan nodigen we je uit voor een gesprek en leren we elkaar beter kennen.
- Stap 3
- Zet je schrap! We stellen je voor aan de opdrachtgever. Klikt het ook daar, dan verneem je binnen de kortste keren wanneer jij kunt starten.